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吉林大学信访档案管理办法
        发布时间:2014-01-02    部门:纪委办公室        

 吉林大学信访档案管理办法

 

一、为了加强信访档案的管理,维护信访档案的完整与安全,更好地为信访工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《信访条例》及《吉林大学档案工作管理办法》等相关规定,结合我校信访工作实际,特制定本办法。

二、本办法所指的信访档案是指信访部门在处理群众来信来访工作中直接形成的,具有查考利用价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

三、信访案件档案管理是信访档案管理工作的重要组成部分,实行集中统一管理,以维护档案的完整与安全,便于各方面对档案的有效利用。

四、信访部门要依法加强对信访案件档案的管理,开展对下级信访部门信访案件档案管理工作的指导、监督和检查。

五、凡是在信访案件查处过程中形成的,具有查考保存价值的各种文件材料均属归档范围。信访案件处理完毕后,相关的文件应规范整理,及时归档。 

六、信访部门在信访案件查处过程中形成的,应归档的信访案件类材料主要包括:

(一)来信来访的登记、记录及信访人的申诉、举报、控告材料。

(二)上级部门、领导交办的重要信访事项的函、批示及督办和呈报材料。 

(三)处理信访案件中形成的各种文字材料。

(四)涉及信访案件的其他材料。

(五)信访工作计算机管理系统中生成的有数据的存储介质。 

七、档案形成过程中文件材料应符合下列要求:

(一)归档文件材料要齐全完整,无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制,并附于原件后一并归档。

(二)归档文件材料要遵循文件之间的形成规则,保持文件之间的有机联系,分类组卷。

(三)归档文件材料用纸规范,书写字迹清晰,不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具。

(四)案卷标题要简明确切,编制卷内目录应符合规范要求。

(五)立卷归档文件材料要符合档案计算机管理要求,网上著录应与纸质档案立卷同步进行。

八、信访案件结案后,信访办公室兼职档案员应及时收集、整理信访材料,以备统一整理归档,其主要职责有:

(一)贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定,制定本部门档案工作计划。

(二)按照立卷归档程序,做好本部门档案预立卷工作,完善应归档文件材料的形成积累。

(三)将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订,做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐,并及时向学校档案馆移交。

(四)做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

九、信访案件档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保存档案包括:结案的信访事项材料、文件材料有上级部门及相关领导要求上报的和重要批示的有长远利用价值的;长期保存档案包括:工作要点及总结、各部委下发的重要文件和通知、学校公布的信访工作规章制度、信访周报等;短期保存档案包括:在较短时间内对本单位有参考利用价值的。 

十、信访案件档案采用一案一卷的原则。对办结完毕的非涉密的信访案件 !E 学校档案馆一份,同时信访部门备份一份;涉密信访材料只存入档案馆一份,信访部门不能留存。

十一、按《吉林大学档案工作管理办法》规定,信访档案采用网上著录的方式进行归档。著录项目包括全宗号、实体分类号、案卷号、题名、责任者、文件起止时间、文号、图号、载体、文种、文本等的相关规定填写案卷封面,并依卷内文件排列顺序编制卷内文件目录。

十二、网上著录完毕,信访兼职档案员应请档案馆相关负责同志审核档案著录的准确性及归档材料的完整性,经审核无误,请信访办公室负责人签字方可打印装订。

十三、信访案件档案采用三孔一线装订,使用装订的材料应符合档案保护的要求。

十四、本校工作人员因工作需要可直接查、借阅信访档案,但需有信访办公室负责人的批准同意,方可履行查阅、借阅手续。查阅档案严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、污损、撤换、添加内容等。

十五、本办法适用于我校信访部门对信访案件档案的管理工作。

十六、本办法由信访办公室负责解释。