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吉林大学信访工作规程
        发布时间:2014-01-02    部门:纪委办公室        

 吉林大学信访工作规程

 

信访工作是学校了解师生呼声、听取意见建议、维护学校稳定的重要渠道。信访工作人员要本着“高度重视,热情接待,认真负责,实事求是”的态度,坚持“分级负责、归口办理”、“谁主管,谁负责”、“依法、及时解决与疏导教育相结合”的原则,遵循以下规程:

一、信访办公室建制

(一)信访办公室为正处级建制。靠挂纪委办公室,主任由纪委办公室主任兼任,下设副主任专兼职各一名(其中,由纪委办公室副主任兼职一名)。主任负责主持信访办全面工作,专职办公室副主任负责日常工作和具体管理。信访办公室设信访专员、接访、网络、行政秘书。

接访秘书负责接待来信、来访、来电的接待与处理,并及时登记情况、处理转办,信访事项受理完毕后应进行督办、反馈、回访并整理案卷、分类保存;撰写每周工作重点及下周工作安排,每季度向教育部上报信访情况统计。

网络秘书负责信访主页的管理、更新、维护及网上信访、信访信箱的回复。

行政秘书负责文字、宣传、财务、设备、档案管理。

(二)信访办公室根据工作实际情况,不定期召开室务会议。会议事项包括:通报工作情况、部署工作安排。

二、接访处理工作

(一)来访处理

1.接待来访应热情接待、耐心倾听、仔细询问、尽力疏导、并认真记录、时间、事件及来访人的详细情况,以备核处。

2.能当场协调解决的信访事项要当场解决,绝不拖延;如需与相关部门协调的,由接访秘书填写《信访处理单》,经副主任签批后,转交相关职能部门进行处理。对于涉及多个部门的复杂信访事项,接访秘书应在接访时告知来访人处理时限,接访后及时向副主任汇报事项,并根据室主任或副主任的意见,是否再报请分管校领导批示并转办。接访秘书应根据处理时限及时与相关职能部门沟通情况,对信访事项进行督办,待职能部门的处理结果反馈后,及时告知来访人。信访事项处理完毕后,接访秘书应对相关材料分类保存,以备归档保存。

3.对于重大集体访、突发事件等重要信访事项,室主任要迅速将情况报分管校领导,并通知、协调相关部门负责人到场,共同做好接待工作。专职副主任应根据事件的实际情况,提出建议,尽快与职能部门协调化解矛盾。

4.对涉及多个部门或来访人不满信访答复等复杂信访问题,专职副主任在报请主任同意后,由副主任牵头召开协调会,参会人员由法律事务秘书与相关职能部门负责人。会后,专职副主任根据会议内容形成会议纪要,向主任汇报后,请职能部门及法律事务秘书在纪要上签字,以备留存。信访办公室根据协调会的意见由职能部门做出书面答复意见,经相关校领导签批后,由信访办公室和与职能部门领导一起向来访人反馈处理结果,听取上访人意见。

5.坚持“谁办理,谁回访”的原则,接访秘书在信访事项结案10日内,以走访、复信、电话等形式对来访人进行回访;对上级机关需要汇报或校领导签批需汇报的信访事项,信访办公室应及时作出书面汇报。

6.信访事项涉及违纪、违规问题,接访秘书登记后,应及时转交纪委办公室处理。

(二)电话访处理

1.工作人员接到信访电话,应认真倾听、热情答复、详细记录,并要求来访人留下真实姓名及联系方式等情况以备核查、回复,同时应将具体情况登记在《信访来电来信登记表》中。

2.对于能立即进行答复的电话访事项,接听电话的工作人员应立即予以答复;如需与职能部门进行沟通协调的简单事项,应向来访人讲清情况,待职能部门答复后,立即进行答复,不得拖延推诿。如遇复杂的信访事项,接访秘书应将处理时限告知来访人,并及时填写《信访处理单》,在主任(副主任)签署处理意见后,转交职能部门进行调查处理,职能部门反馈处理意见后,立即告知来访人。

(三)信件访处理

1.接访秘书在收到的信访信件后,应在《信访来电来信登记表》中及时、详细的登记情况,以备核查。

2.接访秘书根据信件的实际情况,与涉事部门进行沟通、协调,如能立即进行答复的,要及时回复来访人。如需与相关职能部门协调的,要填写《信访处理单》并转交职能部门进行调查处理,收到职能部门反馈意见后,及时向信访办公室副主任通报情况后告知来访人。对于复杂的信访情况,要填写《信访转办单》,经信访办主任(副主任)签署处理意见后,送交相关职能部门进行处理,待处理结果反馈后回复来访人。

3.对涉及违纪违规的来访信件,及时转交纪委调查处理。

4.接访秘书在接到教育部、省、市政府、其他上级机关或校领导再转(批)办信访事项后,应向信访办公室专职副主任通报情况,及时填写《信访处理单》,转交职能部门进行调查处理,收到职能部门反馈意见后,及时向转办单位回复处理意见。

(四)网络访处理

网络秘书应及时更新、维护信访主页,每天查阅网上信访及信访信箱,并根据实际情况,及时与相关职能部门进行沟通、协调,待处理结果明确后及时回复来访人。如遇复杂信访事项,需要时间与相关职能部门沟通、协调的,应先告知来访人已收到留言、信件,并告知来访人处理时限,再填写《信访处理单》并转交职能部门进行调查处理,待职能部门反馈后,立即告知来访人。如遇复杂信访情况,应及时向信访办公室主任(专职副主任)通报情况,再填写《信访转办单》,经主任(专职副主任)签署处理意见后,报送交相关职能部门进行处理,待处理结果反馈后再行回复。

三、归档工作

(一)接访秘书在每个信访事项结案后,将相关材料进行汇总、整理,一事一卷,分类存放,以备核查。

(二)行政秘书将上年结案的信访档案分类整理,编号归档,存入学校档案馆,以备核查。